Los cambios en la tecnología y en las formas de comunicación, que se suman a las constantes tensiones sobre los precios de los servicios frente al valor percibido por los clientes, configuran la existencia del modelo de negocio de los administradores tal y como lo conocemos. Esto no es nuevo, es parte de la vida cotidiana en cualquier oficina, independientemente de su tamaño.

Los estudios de mercado que tenemos muestran claramente que el 70% de la satisfacción de los propietarios depende de una comunicación fluida con su administrador.

Al mismo tiempo, estos estudios muestran que la honestidad, la eficiencia en la contabilidad y la eficacia en la gestión de incidencias, junto con un precio competitivo por los servicios prestados, tienen un impacto muy significativo en las comunidades a la hora de renovar los contratos con los directivos.

Adaptarse a los cambios tecnológicos es fundamental para el administardor de fincas

Tratar de satisfacer las necesidades de los vecinos de manera satisfactoria consumiría márgenes y haría que el negocio no fuera rentable, razón por la cual casi todas las pequeñas y medianas oficinas están experimentando actualmente dificultades para mantener la proximidad al cliente o resolver problemas de gestión contable y administrativa en sus respectivas comunidades.

Esta búsqueda continua y a veces infructuosa del equilibrio afecta a la calidad de vida de los directivos y empeora las perspectivas del sector en general, haciendo más que evidente la necesidad de un cambio de modelo.

Soluciones de transformación en la administración de fincas

Debido a la creciente presión sobre las tarifas por los servicios prestados, este es ahora más que nunca un negocio impulsado por el volumen. Determinar el número de comunidades necesarias para mantener los márgenes de negocio y evaluar las soluciones para lograr una presencia adecuada en todas las comunidades es clave para el éxito.

Dado que la proximidad es uno de los aspectos más apreciados por los clientes, parece claro que este es quizás uno de los factores que un administrador debería controlar más si quiere mantener y ampliar su cartera.

Por otro lado, para mantener esta cartera, es necesario que los procesos de gestión que el cliente no ve estén efectivamente acompañados.

Estas actividades, que el cliente no ve, pero da por sentado que deben llevarse a cabo, representan alrededor del 80% del tiempo de gestión disponible y lógicamente representan una proporción similar de los costes. Este es el tiempo que no se puede dedicar al cliente que, como he dicho, requiere la presencia del administrador.

 Para lograr la eficiencia en estas tareas, es importante que idealizan al cliente. Sólo si el administrador es capaz de liberarse de estas tareas, que provienen de un tercero de confianza, podrá dedicar un tiempo de alta calidad a la relación con sus clientes, ampliando y ampliando así su cartera e incrementando al mismo tiempo sus márgenes mediante la optimización de los costes conseguidos con las economías de escala disponibles en el mercado.

Aspectos para adaptarse a las nuevas tecnologías en la administración de fincas

Martín de Villodres es una empresa en la que creen en el trabajo de calidad para las Comunidades de vecinos centrándose en los siguientes aspectos:

  • Equipo inicial de los propietarios.
  • Transferencia y preparación del balance de apertura.
  • Facturación/contabilidad de facturas de gastos y presupuestos de proveedores.
  • Emisión de recibos.
  • Contabilización de documentos no bancarios.
  • Preparación de actas para presentaciones fiscales y/o oficiales.
  • Informes anuales sobre ingresos, gastos, proveedores, facturación, saldos bancarios, etc. del inmueble a presentar en reuniones o reuniones de propietarios.
  • Gestión de facturas impagadas: acciones sistemáticas por correo, Whatsapp, SMS y redes sociales.
  • Recibir la incidencia a través de canales electrónicos (teléfono, solicitud, correo electrónico, Whatsapp).
  • Notificación inmediata al proveedor o director artístico con número de tarjeta de control de incidencias.
  • Seguimiento de la incidencia hasta su resolución, de acuerdo con los plazos establecidos por el administrador.
  • Cierre del incidente con foto y/o informe y darse de baja del panel pendiente.
  • Alerta diaria al administrador de las incidencias al final del plazo.
  • Informe estadístico semanal de todas las incidencias en todos los municipios de la Administración.
  • Boletín informativo mensual de incidencias y mensajes contables (seleccionado y editado por el administrador).

Martín de Villodres es capaz de asumir que la carga de trabajo no es visible, pero es crítica para el éxito del negocio y la retención de clientes, ya que le permite liberar el tiempo que necesita para proporcionar a los propietarios la presencia que necesitan.