COMO GESTIONAR UNA COMUNIDAD DE VECINOS

Todo lo que necesitas sobre como gestionar una Comunidad de Vecinos paso a paso.

Administrar una Comunidad de Propietarios nunca ha sido una tarea fácil y es por eso, por lo que la mayoría de Comunidades deciden contratar los servicios de un Administrador de Fincas para llevar a cabo esta labor.

De todas formas, a pesar de lo complicado que puede llegar a ser, algunas Comunidades de Vecinos deciden hacerlo por su cuenta y estos son los pasos que debes seguir si no quieres contratar a un Administrador:

En primer lugar, hay que constituir la Comunidad de Propietarios y realizar los trámites para hacerlo de forma legal y registrar la Comunidad como tal.

Para poder llevar a cabo la Constitución de una Comunidad es necesario convocar una primera asamblea con todos y cada uno de los propietarios (no inquilinos) de las viviendas, locales comerciales si existen y de cualquier otra unidad de ocupación independiente.

En ese primera Asamblea, se establecerán algunos cargos de la Comunidad de Vecinos y se redactará un Acta con los Estatutos.

Será el momento de aprobar un presupuesto anual, que se abonará por cada propietario de la Comunidad mediante mensualidades o anualidades, habrá que legalizar un libro de Actas y llevar a cabo la obtención de un NIF de la Comunidad de Vecinos para su posterior presentación de facturas ante la Agencia Tributaria (Hacienda).

Antes de saber cómo gestionarlo…

Tienes que tener en cuenta que las Comunidades de Propietarios se rigen por la Ley de Propiedad Horizontal (excepto en Cataluña que se aplica la legislación del Código Civil de Cataluña) y debes realizar cada paso en tu Comunidad de Vecinos acorde a esa Ley si no quieres tener problemas en el futuro con los vecinos.

Habrá que hacerlo todo totalmente legal según la Ley de Propiedad Horizontal.

Cuando la Comunidad de vecinos ya esté constituida legalmente y se haya establecido los cargos necesarios para llevar las tareas comunitarias (Presidente, Administrador, etc…) son esas personas que han resultado elegidas por votación o por orden aleatorio (1 año cada propietario de una de las viviendas), las responsables de realizar las tareas comunitarias de la mejor manera posible y con una transparencia total, siendo responsables de la Comunidad de Vecinos.

No puedes olvidar que el objetivo esencial de toda Comunidad de Vecinos es proteger los intereses comunes de los Propietarios.

Algunas de las funciones a desarrollar por los Propietarios de las Comunidades de Vecinos, si no desean contratar un Administrador de Fincas, será llevar las cuentas de la Comunidad al día con acceso a las mismas de cualquier propietario de la Comunidad.

Así que el encargado de las cuentas tendrá que gestionarlo con el Banco que se haya elegido en una Asamblea y llevarlo de manera que todos los dueños de viviendas puedan tener acceso a las mismas.

Tendrá que gestionar toda esa documentación de forma centralizada y alcanzable por cada propietario que solicite alguna información.

Más sobre las Comunidad de Propietarios

El Presidente se encargará de convocar asambleas periódicas, es decir, Juntas de Vecinos de forma periódica y cumpliendo los plazos establecidos según la Ley de Propiedad Horizontal en cuanto a la forma de comunicación de tal Junta, el tiempo establecido mínimo con el que se debe comunicar la fecha de la Junta de Vecinos, etc… Existen 2 tipos de Juntas de Vecinos:

Juntas Ordinarias, son aquellas que deben ser convocadas al menos una vez al año para la aprobación de presupuestos y cuentas de la Comunidad, elección de nuevos cargos directivos si procede, etc…
Juntas Extraordinarias, son las reuniones de vecinos que se convocan por otros motivos, como puede ser la aprobación de una derrama extra, la elección de una empresa de limpieza, el seguro de la Comunidad o cualquier otro problema que se puede presentar y que sea preciso atenderlo a la mayor brevedad.

El tablón de anuncios es otro de los puntos a tener en cuenta a la hora de conocer como gestionar una Comunidad de Vecinos. El tablón es aconsejable tenerlo ya que facilitará en gran medida las obligaciones de comunicar a los vecinos las Juntas Ordinarias o Extraordinarias, cualquier aviso que afecte a los propietarios de las viviendas… En el citado tablón de anuncios, que debe estar en una zona comunitaria, además de comunicar las fechas de Juntas de Vecinos, también deberá mostrar las decisiones tomadas en las Juntas, los números de teléfonos de los servicios de las empresas contratadas por la Comunidad por si algún vecino necesita contactar con alguno de ellos y también en el tablón, se reflejarán los números de teléfono de los miembros de los cargos directivos y administrativos de los representantes de la Comunidad de Propietarios. Los cargos de la Comunidad de Vecinos serán rotativos, de forma que vayan alternando entre todos y cada uno de los vecinos periódicamente los cargos de Presidente, Vicepresidente, Secretario, Administrador, etc… sin posibilidad de negación por parte de los propietarios de las viviendas, salvo casos excepcionales debidamente justificados.

Eliminar los problemas a la hora de como gestionar una Comunidad

Estas obligaciones comunitarias por parte de los propietarios podrás ser eliminadas contando con los servicios de un Administrador de Fincas, el cual se hará cargo de todas esas figuras directivas, salvo la de Presidente de la Comunidad de Vecinos, pero en cualquier caso, el Administrador de Fincas realizará todas las acciones necesarias para el buen funcionamiento de la Comunidad, siendo responsable Administrador y Presidente de las cuentas comunitarias.

En cualquier caso, si quieres evitar “calentamientos” de cabeza contar con los servicios del Administrador de Fincas puede ser bastante rentable en cuanto a problemas y pérdidas de tiempo, así como la desviación de responsabilidades hacia él.